Versión: 2026.1
Código: POL-ADM-001
Fecha de aprobación: 18 de agosto de 2026
Vigencia: A partir de su aprobación por la Dirección General

1. OBJETIVO

El Politécnico de los Andes, institución de educación para el trabajo y el desarrollo humano con domicilio en Ibagué, Tolima, adopta la presente Política Institucional de Tratamiento y Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y controlar la información personal que repose en las bases de datos y archivos administrados por la institución.

Esta política se expide en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas concordantes.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: Politécnico de los Andes
Naturaleza jurídica: Institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano
Domicilio: Ibagué, Tolima, Colombia
Dirección: Carrera 5 No. 45-80, Ibagué, Tolima
Correo electrónico: habeasdata@politecnicodelosandesibague.com
Sitio web: https://politecnicodelosandesibague.com

El Politécnico de los Andes actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, utiliza, transmite o suprime en desarrollo de sus actividades académicas, administrativas, financieras, laborales y de extensión.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política aplica a todas las bases de datos físicas y digitales administradas por el Politécnico de los Andes, incluyendo la información de:

• Aspirantes.
• Estudiantes.
• Acudientes o representantes legales.
• Egresados.
• Docentes.
• Directivos y personal administrativo.
• Contratistas.
• Proveedores.
• Visitantes.
• Usuarios del sitio web institucional.
• Participantes en actividades académicas, culturales o de extensión.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales por parte del Politécnico de los Andes se regirá por los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la ley.
• Finalidad: Los datos serán utilizados únicamente para fines legítimos previamente informados al titular.
• Libertad: El tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: La información será veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: El titular podrá conocer en cualquier momento la información que repose sobre él.
• Acceso y circulación restringida: El acceso a los datos estará limitado a las personas autorizadas.
• Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
• Confidencialidad: Quienes intervengan en el tratamiento de los datos deberán garantizar la reserva de la información.

5. DEFINICIONES

Para efectos de esta política se adoptan las siguientes definiciones:

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
• Responsable del tratamiento: El Politécnico de los Andes.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que trate datos personales por cuenta del responsable.

6. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

La institución podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación.
• Datos de contacto.
• Datos académicos.
• Datos laborales.
• Datos financieros.
• Datos relacionados con prácticas formativas.
• Datos de salud cuando sean estrictamente necesarios para prácticas, bienestar institucional, atención de emergencias o cumplimiento de requisitos legales.
• Fotografías, imágenes o registros audiovisuales para fines institucionales, académicos, de seguridad o divulgación autorizada.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

Gestión académica

• Procesos de admisión y matrícula.
• Registro académico.
• Programación de clases.
• Evaluaciones y seguimiento del rendimiento.
• Certificados, constancias, actas y diplomas.
• Homologaciones y reconocimiento de saberes.
• Gestión de prácticas formativas y convenios docencia-servicio.

Gestión administrativa

• Administración institucional.
• Archivo y gestión documental.
• Atención de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.
• Comunicaciones institucionales.
• Encuestas de satisfacción y mejoramiento.

Gestión financiera

• Facturación.
• Recaudo de matrículas.
• Financiación.
• Cobranza.
• Procesos contables y tributarios.

Gestión del talento humano

• Selección.
• Contratación.
• Seguridad social.
• Nómina.
• Capacitación.
• Evaluación del desempeño.

Seguridad institucional

• Control de acceso.
• Videovigilancia.
• Protección de bienes y personas.
• Investigación de incidentes de seguridad.

Relación con egresados

• Actualización de información.
• Actividades académicas.
• Educación continuada.
• Bolsa de empleo.
• Eventos institucionales.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El tratamiento de datos personales se realizará previa autorización libre, previa, expresa e informada del titular.

La autorización podrá obtenerse mediante:

• Formularios físicos.
• Formularios electrónicos.
• Plataformas académicas.
• Correos electrónicos.
• Firmas digitales o electrónicas.
• Conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular autorizó el tratamiento.

La institución conservará prueba de la autorización cuando sea legalmente exigible.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización otorgada cuando sea legalmente posible.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

10. DEBERES DEL POLITÉCNICO DE LOS ANDES

La institución se compromete a:

• Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar autorizaciones cuando sean requeridas.
• Informar claramente las finalidades del tratamiento.
• Implementar medidas técnicas, administrativas y humanas de seguridad.
• Restringir el acceso a la información.
• Mantener la confidencialidad.
• Atender oportunamente consultas y reclamos.
• Exigir a proveedores y contratistas el cumplimiento de estándares de protección de datos.

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

El Politécnico implementará medidas razonables para proteger la información personal, incluyendo:

• Control de acceso a bases de datos.
• Gestión de usuarios y contraseñas.
• Copias de seguridad.
• Protección contra software malicioso.
• Cifrado cuando sea técnicamente viable.
• Registro de accesos.
• Capacitación periódica del personal.
• Gestión documental segura.
• Destrucción segura de documentos físicos y digitales.

12. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

El Politécnico podrá transmitir o transferir datos personales a terceros cuando:

• Exista autorización del titular.
• Sea necesario para la prestación de servicios académicos o administrativos.
• Se trate de entidades públicas con competencia legal.
• Exista obligación legal o contractual.
• Se realice con proveedores tecnológicos, plataformas académicas, entidades financieras, aseguradoras, operadores de prácticas o autoridades competentes.

En todos los casos se adoptarán medidas para garantizar niveles adecuados de protección de la información.

13. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Canal institucional

Las solicitudes relacionadas con datos personales podrán presentarse a través de:

Correo electrónico: habeasdata@politecnicodelosandesibague.com

Consultas

Serán resueltas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Reclamos

Serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, conforme a la Ley 1581 de 2012.

Cuando la solicitud esté incompleta, se requerirá al interesado para que la subsane dentro de los términos legales.

14. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y para atender obligaciones legales, contables, tributarias, laborales, académicas y administrativas.

Los documentos académicos podrán conservarse por el tiempo exigido por la normativa educativa colombiana.

15. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

La institución podrá modificar la presente política cuando:

• Existan cambios normativos.
• Se implementen nuevos procesos o tecnologías.
• La autoridad competente emita nuevas instrucciones.
• Se requieran mejoras institucionales.

Toda modificación será publicada en el sitio web institucional antes de su entrada en vigencia.

16. VIGENCIA

La presente Política Institucional de Tratamiento y Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de su aprobación y reemplaza cualquier política anterior sobre la misma materia.

Aprobada por:

Edwin Cuartas
Gerente General
Politécnico de los Andes
Ibagué, Tolima
2026